Jak vytvořit dobrý Popis pracovního místa?
Popis pracovního místa (PPM) je souhrnem informací o účelu pozice zaměstnance ve firmě, jejím začlenění v organizační struktuře, požadavcích na kvalifikaci, o činnostech a úkolech, odpovědnostech a pravomocích na dané pracovní pozici.
Kdo PPM potřebuje? Jak firma, tak její pracovníci. Z pohledu firmy je PPM základem pro adaptační proces nového zaměstnance na pozici, nábory nových pracovníků, certifikaci QMS apod. Pro stávající zaměstnance představuje závazné pracovní instrukce a pro obě strany je podkladem pro hodnocení pracovního výkonu a plán školení.
Zásady pro tvorbu Popisu pracovního místa
- ve firmě má být definována organizační struktura
- na formulaci PPM spolupracuje personalista s nadřízeným pozice
- PPM má být konkrétní a srozumitelný
- struktura všech PPM v organizaci má být jednotná
- se svým PPM musí být každý zaměstnanec prokazatelně seznámen
- PPM má být veden v takové formě, aby mohl být aktualizován
PPM obsahuje požadavky vycházející z obecných norem jako Zákoník práce, dále požadavky organizace na profesní odbornost a dovednosti, specifické požadavky zákazníka apod. Proto dobré popisy mohou vzniknout jen spoluprací personalistů s manažery za přispění odborných pracovníků jako například technolog.
Struktura Popisu pracovního místa
1) Název a organizační začlenění
Název pracovní pozice zvolí organizace obvykle podle povahy vykonávaných činností. Název je důležitý, protože charakterizuje druh vykonávané práce, což je jednou ze tří povinných náležitostí pracovní smlouvy. Dalšími jsou místo výkonu práce a datum nástupu.
Některé organizace používají názvy profesí z Národní soustavy povolání založené na klasifikaci zaměstnání CZ-ISCO (dříve KZAM), která je ovšem primárně určena ke statistickému vyhodnocování mzdové úrovně jednotlivých zaměstnaneckých skupin a ke sledování struktury zaměstnanosti v ekonomice.
Zařazení pozice v organizační struktuře firmy má význam pro obecnou orientaci pracovníků z pohledu jejich vzájemné spolupráce a zapojení do firemních procesů.
2) Účel pozice v organizaci
Účelem pozice se rozumí smysl její existence v rámci organizace, neboli opodstatnění důvodu, proč pozice ve firmě vůbec existuje. Pro jeho vymezení se použije zásadně jedna věta s výstižnou formulací.
Například účel pracovníka klientské podpory: Poskytování informací zákazníkům o firemních produktech a službách, doporučení postupů pro nahlášené stížnosti či závady a asistence při jejich řešení.
3) Pracovní náplň
Pracovní náplní se rozumí souhrn činností, které zaměstnanec na daném pracovním místě vykonává. V zájmu přehlednosti je optimální jejich rozdělení do pěti až deseti logických skupin. V rámci každé skupiny činností je pak účelné definovat konkrétní úkoly s jasně měřitelnými výstupy a stanovenými nástroji.
Komplexní nebo nové činnosti a úkoly je potřeba pracovníky naučit prostřednictvím školení či tréninků a všechny by pak měly být popsány v příslušné dokumentaci jako jsou obsah školicího kurzu, pracovní návodka apod.
Například: administrativní činnosti vedoucího - schválení docházky podřízených - provést první pracovní den po konci měsíce - docházkový SW Poutník.
Všechny podnikové „katalogy“ nebo „vzory“ univerzálních popisů pracovních míst musí zohlednit fakt, že různí pracovníci na stejné pozici mohou mít rozdílný PPM, a to podle toho, jaké činnosti a úkoly skutečně vykonávají. V každé organizaci existují skupiny pozic se společnými obecnými činnostmi, skupiny pracovníků se společnými specifickými činnostmi v rámci pozice a pak pracovníci s individuálními činnostmi.
Například: Všichni vedoucí schvalují docházku podřízených. Všichni prodejci vyhotovují nabídky. Jen některý zaměstnanec bez ohledu na svou pozici může být individuálně „prokuristou“ a podepisovat za firmu smlouvy jménem jednatele.
POZNÁMKA: celkem často se lze v rámci definic činností setkat s rozlišováním, zda zaměstnanec činnost VYKONÁVÁ nebo na ní SPOLUPRACUJE případně PODÍLÍ SE. Poslední dvě dodatečná rozlišení jsou jakousi berličkou pro vymezení povahy činností, které nejsou pro zaměstnance jeho takzvanou „hlavní náplní“, a přesto se ho nějak týkají.
Takováto vymezení jsou potřebná tehdy, pokud jsou pracovní náplně ve firmě specifikovány jen do úrovně „činností“, které vždy zahrnují širší škálu aktivit. Obvykle už ale není dále rozvedeno, JAK má tato SPOLUPRÁCE vypadat a CO vlastně obnáší.
V důsledku lidské přirozenosti to ovšem v praxi přináší dvě stinná rizika: Ten, kdo má spolupracovat, to vnímá tak, že on činnost NEvykonává, a tak mu příliš nemusí záležet na výsledku, neboť to je přece věc „vykonávajícího“. Na druhé straně vykonávající může mít tendenci požadovat od spolupracujících asistenci nad rámec jejich angažmá, jelikož rozsah této součinnost ani není formálně stanoven.
Jediným účinným řešením je definovat pracovní náplně až do úrovně jasně pojmenovaných a měřitelných úkolů se stanovenými výstupy.
4) Odpovědnosti a pravomoci
Odpovědnost nesou pracovníci obecně za všechny činnosti a úkoly, které jsou jim předepsány v pracovní náplni. V PPM je ovšem vhodné zdůraznit takové odpovědnosti, které se běžně výslovně nezmiňují nebo nemají přímou vazbu na konkrétní činnosti, avšak jejich dodržování má zásadní či obecně právní význam.
Příkladem speciálně zdůrazněné odpovědnosti může být například hmotná odpovědnost za stav hotovosti v pokladně, dodržování zásad BOZP, dodržování pravidel třídění odpadů apod.
Pracovníci mají v rámci činností a úkolů příslušné pravomoci k jejich vykonávání. Ty se však, podobně jako odpovědnosti, obvykle v popisech pozice výslovně nezmiňují. Je proto vhodné zdůraznit takové, které rovněž mají zásadní či obecně právní význam.
Příkladem důležité pravomoci je například oprávnění udělit zaměstnanci vytýkací dopis o porušení pracovní kázně, podepsat nákup zboží do určité hodnoty, zastavit výrobní linku v případě ohrožení apod.
Je rovněž nutné zohlednit, že organizace má často stanoveny regule ohledně žádoucího či nežádoucího chování zaměstnanců. Zpravidla mají restriktivní charakter a musí se jimi řídit všichni zaměstnanci, ať jsou na jakémkoliv pracovním místě. Jsou to závazky jako:
- zachovávat mlčenlivosti o vyjmenovaných aspektech podnikání firmy
- nevyjadřovat se do médií k záležitostem firmy
- nesdělovat know-how firmy cizím subjektům
- zákaz konkurenčního jednání
- nepoužívat internet k soukromým účelům v rámci pracovní doby apod.
Prakticky vždy mají organizace tyto zásady zakotveny v samostatném dokumentu, který se jmenuje Vnitřní předpis či Pracovní řád, případně mají vybrané oblasti upravené Etickým kodexem. I na tyto dokumenty je důležité v PPM odkázat, a to nejlépe jako součást požadované znalosti vnitrofiremních předpisů, což bývá součástí nástupního školení v rámci adaptace nového zaměstnance.
5) Kvalifikace a způsobilosti
Pro každou pozici je potřeba určit vlastnosti nutné pro výkon na daném pracovním místě a deklarovat dokonce i když žádné nejsou, neboť i to je směrodatná informace. Standardně se kvalifikační požadavky dělí do pěti oddílů:
- Vzdělání
- Praxe a zkušenosti
- Dovednosti a znalosti
- Osvědčení a oprávnění
- Osobnostní vlastnosti
Kvalifikační profil může být pojat jako maximalistický, a to pak při náboru nového zaměstnance znamená vyhlížet supermana. Nebo minimalistický a pak se spokojit s čímkoli, co má ruce a nohy. Zlatá střední cesta umožní pružně zvážit případné nedostatky kandidáta, nebo i pracovníka pozici již zastávajícího, a zároveň je posléze použít jako jeho rozvojový potenciál. Proto je potřeba zvážit, do jaké míry vypisovat všechny požadované vlastnosti a ještě jejich rozdělení do úrovní.
Jsou jistě případy, kdy kompromisy dělat nelze, a sice například u znalosti jazyků. Pokud potřebujete od pracovníka schopnost civilizované komunikace, nelze zřejmě slevit pod úroveň B2 dle CEFRL.
- Způsobilost
Způsobilost lze chápat v širším a užším slova smyslu. První širší význam se coby „kompetence“ chápe jako všezahrnující schopnost zastávat danou pozici, viz více v tomto článku. Jako doplněk kvalifikačního profilu je však pojímána v užším významu, coby specificky vymezená vlastnost či schopnost.
Například způsobilost k právním úkonům nebo zdravotní způsobilost. Zdravotní způsobilost je z pohledu PPM v podstatě druhem kvalifikačního požadavku, a tak ji lze evidovat stejně, jako jakýkoli jiný požadavek buď jednorázový nebo s povinností periodického přezkumu v případě zařazení do některé z rizikových kategorií.
Kvalifikační profil je úzce spjat se vzděláváním a školením zaměstnanců, a tak kromě nástupních školení v rámci adaptačního procesu či odborných školení zaměřených na profesní specializaci je nutné organizovat rovněž zákonem stanovená povinná periodická školení BOZP a PO, školení vazačů břemen, řidičů motorových vozíků, školení elektrikářů podle vyhlášky 50/178 sb., atp.
PPM má deklarovat kvalifikační požadavky, nikoli požadovaná školení. Organizování vzdělávání a výběr konkrétních školicích kurzů je separátní komplexní proces.
Využití Popisu pracovního místa
Popisy pracovních míst jsou mimořádně důležitými dokumenty, ve kterých jsou uloženy informace podstatné pro mnoho firemních procesů. PPM jsou:
- souhrnným seznamem závazných pracovních instrukcí
- podkladem pro adaptační proces nových zaměstnanců
- podkladem pro tvorbu plánu školení
- podkladem pro hodnocení pracovního výkonu
- podkladem pro náborovou inzerci
- podkladem pro sestavení diagramů podnikových procesů
- určujícími dokumenty pro posuzování pracovněprávních sporů
- nositeli organizačního a funkčního know-how firmy
- nezbytné pro certifikaci QMS
Z uvedeného je zřejmé, že je maximálně žádoucí mít systém umožňující pravidelný přezkum a aktualizaci PPM s ohledem na změny v legislativě, zavádění nových technologií, rostoucí požadavky zákazníků, změny v organizaci firmy, vývoj znalostí ve společnosti atp. Navíc může docházet k přesunům činností a úkolů mezi pozicemi a s tím spojeným změnám kvalifikačních požadavků na jedince, změnám rolí pracovníků v procesech atd.
Účinná správa PPM bez speciální aplikace v podstatě ani není možná.
Ověřte si, jak efektivně vám Personalio sestaví PPM pro vaše zaměstnance.
Související témata
Dokumenty při vzniku pracovního poměru. Jaké a proč?
Desatero adaptačního procesu.
Hodnocení zaměstnanců. Podle čeho se vlastně dělá?
Co jsou kompetence v personalistice?
Jak konstruovat firemní procesy a procesní diagram.
Školení zaměstnanců a knowledge management. Efektivní spojení!